Você é daquelas pessoas que nunca chegam pontualmente ao serviço? Está sempre perdido em meio a projetos e arquivos que se acumulam em sua mesa? Nunca diz não para uma nova atividade, mas acaba deixando tudo pela metade? Você pode não ter se dado conta, mas não consegue administrar direito o seu tempo e precisa organizar melhor o dia, abrindo mão de algumas coisas, para tornar-se realmente produtivo.
Mantendo o site Efetividade.net no ar há três anos, Augusto Campos, especialista em Implantação de Software Livre, conheceu os principais equívocos que as pessoas cometem para tornar suas atividades mais eficientes. Para os que não têm êxito, o estresse, a sensação de culpa, a perda de produtividade e a vergonha por não cumprir responsabilidades e compromissos são os grandes incômodos. Confira abaixo as principais dicas que ele destaca para você nunca mais alegar que não tem tempo.
Organize os bastidores
Gastar tempo e esforço procurando onde está o arquivo certo, a versão assinada daquele documento, ou o telefone daquele fornecedor importante, além de prejudicar diretamente a eficiência, também é uma fonte inesgotável de distrações e interrupções. Quando você perceber, já estará se dedicando a outra tarefa sem concluir a primeira, e todas as prioridades vão para o espaço. Pastas, arquivos, gavetas e ferramentas de trabalho devem ser organizadas racionalmente e mantidas em condições de uso.
Diga mais "não"
Diga "sim" só quando puder ou precisar, e focalize seus esforços em poder fazê-lo para tudo que lhe agregar valor. Em todos os outros casos, saiba quando dizer "não", e evite estresse (para você e para quem você fatalmente deixaria na mão) por atividades que estão além do seu alcance, do seu cronograma, do seu interesse ou mesmo da sua capacidade atual.
A gende direito
Na tentativa de fazer caber mais atividades no dia, muitas pessoas abandonam a perspectiva da efetividade, e acabam agendando o impossível. Lembre-se das vezes que você teve de lidar com algum técnico de manutenção de TV a cabo que agenda 10 clientes por dia, sem considerar tempos de deslocamento - e aí, sempre acaba deixando alguém na mão e atendendo todo mundo com pressa. Considere a realidade: tempo de preparação, deslocamento, providências posteriores e a possibilidade de realizar um serviço com qualidade, além de eficiência e produtividade.
Saiba a razão
É importante saber o que se deseja alcançar com o ganho que a produtividade trará e, aí, orientar os esforços na direção certa. E aprofunde a análise: raramente "para poder trabalhar mais", "para ganhar tempo" ou "para ganhar melhor" são respostas suficientes.
Simplifique
Ao não definir claramente a razão da busca da produtividade pessoal, você corre o risco de ceder à tentação de agregar novos compromissos e atividades à sua vida, sem considerar se eles realmente aproximam você de suas necessidades e objetivos pessoais, ou se são apenas um ganho ilusório. Olhe ao seu redor, e pense no número de pessoas que você conhece que vive estressado e insatisfeito por tentar, de forma não sustentável, fazer mais coisas do que é capaz.
Conheça os métodos
Não há falta de métodos de organização e produtividade pessoal, cada um com seu enfoque. Nenhum deles resolverá sua vida sozinho (embora alguns deles adotem uma perspectiva de "auto-ajuda" que pode lhe afirmar o contrário), mas conhecê-los ajudará você a formar sua própria ideia sobre como lidar com uma situação específica. Recomendo os autores: David Allen, Christian Barbosa e Stephen Covey.
Foco e
Atualizado em 10 Abr 2012.
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